e-Fatura Nasıl Kesilir? Kimler e-Faturaya Geçmek Zorunda?

e-Fatura kullanımı iş dünyasında muhasebe süreçlerini hızlandırmak isteyen pek çok işletme için önemli avantajlar getirmiş durumda. Özellikle zamandan ve maliyetlerden tasarruf elde edilmesi operasyonel verimliliğin artırılmasına da katkı sağlıyor. Ancak e-Fatura sistemine geçiş sürecinde dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar mevcut. Üstad olarak bu haftaki blog yazımızda e-Fatura sistemine geçiş sürecini ele aldık.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip, alıcı ile satıcı arasındaki iletimin merkezi bir platform üzerinden gerçekleştirildiği, standartları ve formatı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen elektronik belgedir. Elektronik ortamda düzenlenen, gönderilen ve saklanan e-Fatura’nın alıcı ve satıcı arasındaki iletimi GİB sistemi üzerinden gerçekleşir.

e-Faturaya Nasıl Geçilir?

e-Fatura uygulamasına geçiş yapmak isteyen işletmelerin öncelikle bir mali mühür sertifikası edinmesi gerekir. Bu sertifika işletmenin tüzel kişiliğini doğrular. Mali mühür sonrası e-Fatura sistemine geçiş yapabilmek için izlemeniz gereken adımlar şunlardır: 

• Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı e-Fatura portalı üzerinden sistem kaydınızı oluşturabilirsiniz.

• e-Fatura sistemini GİB üzerinden, özel entegratörler vasıtasıyla ya da kendi özel bilgi işlem sistemleriniz aracılığıyla kullanabilirsiniz.

• Tercihinizi yaptıktan sonra sistemi test ederek aktif hale getirebilirsiniz.

Eğer tüm muhasebe süreçlerinizi tek bir platformdan yönetmek isterseniz Paraşüt, Uyumsoft, e-Logo ya da İşnet gibi, anlaşmalı olduğunuz e-Fatura entegratörünü kullanıcı adınızı ve şifrenizi girerek Üstad’a bağlayabilirsiniz. Entegrasyon sonrası tüm faturalar otomatik olarak sisteme aktarılır ve kategorize edilir. Tüm belgeleriniz KVKK uyumlu şekilde şifrelenerek saklanır. 

2025 Yılı e-Fatura Hadleri

Gerekli kriterleri karşılayan tüm işletmeler e-Fatura kullanımına gönüllü olarak geçebilir. Ancak belirlenmiş olan hadleri aşan işletmeler için e-Fatura kullanımına geçiş zorunlu kılınmıştır. e-Fatura kullanımına geçişi zorunlu kılan koşullar ve hadler şunlardır:

e-Fatura Gönderme ve Alma Süreci

e-Fatura gönderme ve alma sürecinde izlenmesi gereken adımlar şunlardır:

• e-Fatura GİB portalı, özel bir muhasebe yazılımı veya özel entegratörler aracılığıyla hazırlanır. 

• Hazırlanan e-Fatura doğrulanmak üzere GİB sistemine gönderilir.

• GİB sistemi bu faturayı doğruladıktan sonra e-Fatura mükellefi olan alıcıya iletir. 

• Gönderilen veya alınan faturalar işletmelerin kullandığı muhasebe yazılımlarına veya GİB portalına kaydedilir ve gerekli durumlarda kullanılmak üzere kayıt altına alınır. 

Siz de hem muhasebe süreçlerinin kolay yönetimi hem e-Fatura da dahil olmak üzere evrakların takibini Üstad ile tek platformdan yapabilirsiniz. İstediğiniz anda mali müşavirinizle iletişime geçebilir, muhasebe ve vergi süreçlerinizi kontrol altında ilerletebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Gönüllü olarak e-Fatura kullanılabilir mi?

Evet. Zorunluluk kapsamı dışında kalan işletmelerin gönüllü olarak e-Fatura kullanması mümkündür.

Mali mühür nasıl alınır?

Elektronik imza yerine kullanılan bir cihaz olan mali mühür Kamu Sertifikasyon Merkezi (KSM) resmi web sitesi üzerinden alınabilir. 

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki farklar nelerdir?

e-Fatura yalnızca e-Fatura mükellefleri arasında düzenlenir. e-Arşiv fatura ise tüm alıcılara kesilebilir.

e-Fatura ne kadar süreyle saklanmalıdır?

e-Faturalar mevzuat gereği 10 yıl süreyle dijital ortamda saklanmalıdır.

Yanlış kesilen e-Faturalar nasıl düzeltilir?

Hatalı kesilen e-Faturalar alıcı tarafça reddedilir ve iptal edilerek yeniden düzenlenir.